干货|采购协调管理系统详解

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采购对账及管理系统

第一条本制度专门为实现以下目的而设计。

1、加强采购应付账款管理，减少采购结算差错。

2.判断付款项目是否仍然存在，并立即发现付款项目是否跨账户。

3、及时整理有缺陷的付款项目。

第二条适用范围

该系统应用于企业与供应商之间采购、付款前的对账管理。

第三条术语解释

本系统中的“货款调整”是指会计人员在制作报表后配合或牵头与供应商核对往来账况，并双方签字或盖章确认的过程。

第二章债务记录与核对

第四条应付账款由财务部门专人负责管理。

采购材料到达仓库的第二天，仓库管理员将交货单、收据等单据提交给债务经理，债务经理必须在收到单据的当天进行检查。

第五条付款账户审核包括请购单、采购合同、交货单、验收单、仓单等，核对单据无误后，盖章审批并备案付款账户。

第三章债务调整管理

第六条应付账款调整一般是应供应商的要求进行的，会计人员必须认真、主动应对，同时，应付账款单位或个人未提出调整要求的，会计人员必须每月进行自查。其中，应付款中，我们重点检查负项和未付金额较大的项目。

第七条每月与供应商进行一次对账，对账工作必须由买方和会计共同完成。

第八条每季度报告完成后两天内，采购会计或采购专员将通知供应商提供对账详情。一般情况下，供应商必须及时将发传真或交付给本公司。除供应商印章或财务印章外，还必须有代表签名，报表列出从上个月最后一天到本月XX号的所有采购和未付款项。

第九条采购专业人员收到供应商报表后，必须及时核对，确认无误的，须将报表转交会计人员。

第十条会计人员必须根据供应商提供的详细资料，对公司的会计记录进行一一核对。如果与供应商的报表存在差异，会计经理必须立即确定原因。

第十一条确认完毕后，会计人员必须保存详细资料，双方必须在供应商提供的《结算确认书》上签字确认。

第十二条调整后，会计人员必须编制《应付账款汇总表》，内容包括应付账款总额、应付账款总额、应付账款金额。

第十三条调解中特殊情况的处理

1.若供应商无法提供《对账确认书》，本公司可设立《债务清偿确认书》供双方核对，并与供应商提供的详细资料一起保存。

2、缴费单位或个人三个月未主动联系公司对账的，会计必须主动或通过采购部门与缴费单位或个人确认对账。

第四章付款

第十四条供应商付款要求1供应商对账确认付款后，方可要求付款。供应商要求付款时，必须首先按要求向采购专员提供开具的发、公司仓单报表和“月报表”。

2、采购专员收到供应商的发、仓库单结算联、对账单后，必须认真审核，审核无误后，制作《结算单》提交给供应商。国库会计人员。

3、会计收到上述文件后，及时核对，内容相符的，签署确认《付款申请表》，并按采购合同约定的付款期限填写付款日期。在所有文件上盖上注销印章。

第十五条付款审批

所有付款必须通过填写“付款申请授权表”进行。付款申请由应付款会计核实、财务部经理审核并由总经理批准。

第十六条出纳员按照《缴费单》缴费后，加盖“缴费”章，并将单据交回支付账户经理，由经理核销支付账户。