文件类别发文收文归档，公文归档是发文机关还是收文机关

第五章标准文档管理——提高工作效率最有力的工具

文件管理是文秘工作的重要组成部分。高新技术产业化进程的不断加速，使得整个社会不断向信息网络化、资源共享化的方向发展，从而导致传统的文档管理模式和利用方式发生根本性的变化。随着新的存储介质的不断出现和广泛采用，许多新的载体文件不断涌现，但旧的传统文件仍在使用。面对多种多样的公文模型，如何进一步规范公文管理，如何提高公文使用效率，如何构建标准的公文管理模型，也是秘书需要加强研究的方面。

规范公文处理，按规定分步进行，从发布——开始。

文件的签发是大多数文件生效的法律环节，文件一旦签发，最终与正式文件具有同等效力。下发文件是秘书工作的重要组成部分，同时也体现了上级对文件的权威。文档。因此，秘书下达文件时，必须得到上级的批准，并且必须“先读后签字”。

一般而言，文件签发可分为四种类型。

正式签署是指发行人在其法定权限范围内签署的正式文件。单位正式领导通常是以单位名义书写的文件的原始签字人。

代理签名是指经授权代表他人出具文件。例如，当老板外出执行公务时，秘书发出批准，就会出现这种情况。

审定，又称签名，是指上级领导部门或机构代表下级部门或机构对文件进行审查和下达。批准文件常常被上级机关用来批准下级机关的文件，使文件能够在更大范围内发挥作用。

联名签名，即共同撰写的文件，必须由文件所涉及的各部门或机构的负责人签署。

由于文件印发是一件非常重要的事情，秘书在印发过程中必须按照以下印发规定协助上级做好印发工作。

1.发行遵循分级发行制度，而非Ultrabuy。

组织内部应建立分级发布制度，以识别特定文件的发布者。并非所有文件都必须由正式领导人签署，但其他领导人不能自行签发文件。

2必须坚持“核实后签字”的原则。

文件一旦发出，未经发行人同意，一般不得更改。为防止不必要的重复发行，发行前必须认真审核。

3、出具必须准确、完整。

出版者必须在“稿件页”的相关部分注明发表，不得在文档的任何地方随意发表。发布的内容必须完整。发行声明载明发行是否已获同意（通常含有“发行”、“紧急发行”等字样）、发行人的名称、名称和日期以及发行类型（如签署）代表代理人。配给。

秘书人员在签发文件时，还必须注意文件注释。注解是指文件出版后，秘书对最终版本的印刷出版要求进行注释。注解并不是所有文件都必须经过的步骤，秘书打印的文件可能不需要注解，但一些非秘书处理的文件需要特定的注解。

注释的内容通常包括

明确文件发放范围，包括文件查看级别、文件保密级别、紧急程度的，并确定发放份数、打印时间等。

选择打印方式，是打印还是打印。

分配一个字符编号。

显示布局和具体打印内容。

——文件分类必须有序，以便能够快速识别和审查文件。

收集数据是为了保留信息的价值，而不是为了收集的目的。因此，秘书在保存信息时，应分类存放，以便于检索和存储。

1文件分类要求

秘书人员在对文件进行分类时，必须按照文件所属年份和所属组织进行分类。

如果文档包含属于不同年份的多个日期，则以最能描述文档特征的日期作为分类的基础。

法律、法规等规范性文件以批准日期为准，公告实施文件以公布日期为准，指示、命令等指导性文件以签署日期为准。

会议纪要根据会议日期准备。

计划、总结、预算、决算、统计报告等内容的编制具有时间性，多年期计划可以放在起始年，多年期总结可以放在最后一年。

按组织结构对文件进行分类时，涉及多个组织的文件必须符合相关规定，并合理、定期地将文件归入相关类别。

2常用的文件分类方法

在日常工作中，秘书经常使用以下分类方法

按年分类法根据文件创建和处理的年份将文件分为不同的类别。

组织结构分类法是指按照文件管理阶段和文件处理单位进行分类，即按照归档单位的内部组织结构将文件划分为若干类别。

题分类方法根据文件内容所涉及的题对文件进行分类。

3文件分类方法的综合应用

由于单一的分类方法无法满足实际任务需要，因此通常将多种分类方法组合起来形成复合分类方法。

组织结构——年度分类方法首先将备案单位内的档案按内部组织机构进行分类，然后对各内部机构项目按年度进行分类。

——每年组织结构分类方法首先将档案单元中的档案按年份分开，然后按年份按组织结构进行分类。

如何对每年——个题进行分类首先将归档单元中的档案按年份分开，然后按年份内的题进行分类。

机构题——年度分类方法先将备案单位的档案按题分类，再按题类别按年度分类。

实际工作中，往往根据存储期限进行分类，例如，——年机构——存储期限分类方法、——年出版物——存储期限分类方法、——年存储期限——机构分类方法、——年机构分类方法还有。——存储期限——题分类方法、存储期限——年——机构分类方法、存储期限——年——题分类方法及其他分类方法。

明确该文件必须删除——，请合理、按规定删除该文件。

文件退回是指接收机构按照有关规定完成文件处理后，将文件退回发证机构或者专门的文件保管部门的行为。组织的目的是防止文件丢失和信息泄露，保护组织秘密和信息安全。

秘书人员必须定期清理、检查经过处理和审核的文件，进行分类，并决定是否“删除”、“保存”、“归档”或“销毁”文件。此过程的一个重要部分是清理无用的文件。

1.文件处理后必须删除。

实际工作中，需要擦除的文件类型有

由上级机关颁发并指定定期回收的绝密文件。

在文件准备和征求意见阶段，有关单位下发了目标文件，了解并征求部分单位或个人对未确认草案的意见。

有重大错误的文件需要撤回以进行更正和改进。

可能存在需要撤回部分通过非渠道传递的内部言论或内部材料的情况。

2.不再需要的文件必须销毁。

文件销毁是指对已经处理完毕、不具有保存价值或保存条件的文件进行销毁。销毁文件以减少文书工作或防止泄漏。

一般情况下，申请完成后可能销毁的文件如下

如果您有重复的文件，即文件的多个副本，您可以考虑销毁重复的副本。

保密文件如不便归还或保管，可立即销毁。

与机构主营业务无关的临时交易文件，如市消防部门下发的《消防通知》等。

非文件材料，例如用于创建文件的复印材料、广告邮件等。

3、暂时存储不需要及时删除的文件。

文件暂存是指不适合及时销毁、不需要长期保存的文件，处理完成后可以简单分类存放在暂存文件夹中。未来将重新评估的价值。

实际工作中，可以临时存储以下文件

短期内需要经常引用的重复文件或副本；

上级部门下发的非本组织特有的正式文件，如总部向各分支机构下达的新办公室管理建议等。

暂时难以准确判断文件是否应保留或销毁。

秘书人员删除文件时必须小心。长期保留重要文件比未经主管许可而销毁它们要好。

文件传阅必须有序。——注意传阅顺序，提高传阅效率。

文件的传阅——，尤其是重要文件的传阅，内部往往需要严格的检查命令，而这些命令能否成立，完全取决于秘书们在日常工作中是否能够规范地传阅文件。

今天，梁书记受到了总经理的严厉批评。早上，总经理把公司的绝密文件交给了梁书记，说文件里有重要信息，必须由各部门负责人阅读并签字后方可归还。读完后我们还得提交一份报告。

当梁秘书拿着文件交给业务部经理时，业务部经理正忙着。“小梁，就这样吧，你先把文件放在那里，等我手上的工作做完了，我就马上看！”

杨书记犹豫了。“经理说我必须交给你，你必须马上看！而且，读完后，你必须写一个简短的报告。我三十分钟后来取。你喜欢吗？”

“好了，你去忙你的事吧！”

结果，20分钟后，梁秘书就接到了业务部经理的电话“小梁，文件在哪里？我找不到！”

肖梁大惊，立刻赶到营业部，一群人搜查后，发现是营业部经理的秘书误将文件收进了普通档案。——虽然是虚惊一场，但梁秘书仍处于调查之中。主管的监督，经理的严厉斥责“这么重要的文件丢了，你怎么承担责任？”

文件流转是指文件在多个部门、多个领导之间的流转，如果处理不当，文件送达可能会延迟或丢失。严格来说，梁部长的失误并不是他的错，但文件在分发过程中的失控是显而易见的。

秘书人员在管理文件分发时必须注意以下事项。

1.文件传阅必须以文件传递者为中心。

一般情况下，读者应与文献载体保持直接联系。即文件传递者将文件交给特定的阅览者，阅览者阅览后必须将文件及阅览条归还。然后，文件传递者将阅读文件和阅读条交给下一位阅读者。为防止文件失控，应尽量避免在多个阅读器之间直接传输文件。

2注意文件传阅的顺序

组织文件传阅时，应合理规范文件传阅顺序。通常情况下，文件首先发给主要领导，然后发给分管领导和其他次要领导，最后发给相关部门负责人，最后发给相关人员。

3、文件传阅时间的控制

文件最终分发速度将调整为2天内，审核后返回内务经理。

4合理控制发行范围

文件散发并不是说散发范围越广越好，而是要根据实际情况，按照“相关方必须查看、无关人员不得查看”的原则，合理控制散发范围。读。”

5、利用多种方法和渠道，提高阅读效率

如果组织条件允许，秘书人员应建议上级设立专门的传阅室或通过会议方式查阅文件；如果条件允许，可采用复印等多种方式和渠道，提高文件查阅效率。

6您必须报告丢失的文件

在文件分发过程中，如果文件丢失或泄露，秘书人员必须及时向相关主管报告，以便采取纠正措施和处理。

7姓名签名

阅读文章后，读者必须在“文章传单”上签名或发表评论。签名

一、公文办理流程及注意事项？

公文管理流程是指公文在组织内部从产生到运行、处理所必须经历的一系列环节。公文处理流程由公文收集处理和公文发放处理两部分组成。

1.文件接收和处理

文件收集和处理是指从文件部门接收文件、资料并在机构内及时执行直至文件查阅和处理的整个过程。构成这一过程的一系列相互关联的环节称为文档收集过程。

接收文件的一般程序是签署、开立、登记、计划、请求、批准、分发、发起、组织分发、提示和处理已完成的正式文件。

第一步

正式文件的接收和分发。具体包括签字、开封、登记等。本阶段工作的主要任务是妥善接收各方面的正式文件。

收据签署是指收到相关正式文件，并以签名或盖章的形式向签发人提供证书。是指由发证机关、邮政局、秘密交通机关等完成具体规定的确认、挂牌、确认、检验、签注手续后，派出机构设置的外部中转人员和通信人员。机要通讯部门、文件交换站或领取文件时，请自备通讯设备。紧急物品必须有特定的取件时间。

开封正式文件由公文处理人员统一或单独签字后统一开封或直接送相关领导直接开封。

在收集和处理登记文件的过程中，登记了正式文件的特征和处理状态。文件接收登记主要分为两类文件查看登记和文件处理登记。登记过程中，必须一一写明公文的标题、保密级别、发行编号、发行机构、创建日期、主要发送机构的份数、接收日期、处理状态等。有些组织的登记还分为外部文件登记和内部文件登记。

第二步

处理和接收文件，尤其包括计划、请求、批准、分发和执行。这一阶段工作的主要任务是通过阅读、分析和研究收集到的文章来获取信息并理解或解决其所针对的任务或题。

准备工作中，书记处或有关部门人员认真阅读、分析公文，提出处理意见，并提供必要的背景材料，供有关领导审查、决策、批示。

申请办理，又称登记办理，是指索取正式文件，必须由机构办公厅在负责领导或研究处理部门的指导下，按照批准或适用的规定办理。如有多个部门负责处理的，必须明确主办部门。

批准是指机构、部门负责人认真阅读、分析文件，提出处理意见。

分发是指秘书部门按照有关规定或领导的指示，向有关领导和部门分发公文。

绩效是指实际处理需要处理的公文，解决公文目标的题。对于属于处理部门职权范围内可以复的事项，处理部门直接复报送单位，对于涉及其他部门工作范围的事项，由处理部门牵头会同相关部门协商。须报请上级批准的事项，处理部门必须提出处理意见或者直接起草稿件，报请上级批准。

第三步

配置轮换和通知。

传阅是指公文处理机构按照领导的指示或授权，按照一定程序将公文转交给有关领导接受审阅或指示。在组织公文分发时，必须掌握其所在位置，避免漏发、误传和延误。文档的分发方式有很多种，但最常用的是中心辐射式分发方式。这是一种从中心点出发，传递给先读者的方法，以宣读公文的领导为中心，以传阅公文的负责人为外源。读完后，回到中心点，传到中心点，第二个人看到，一一往下推，每一个人都经过中心点。文件传送的路径形状像辐条，因此得名。通过这种方式，您可以有效控制公文，全面了解公文去向，防止文件被备份。

今天关于文件类别发文收文归档和一些公文归档是发文机关还是收文机关的话题就讲解到这里，欢迎大家收藏订阅本站。